PODSTAWY NEGOCJACJI

Negocjować można prawie wszystko pod jedynym warunkiem: że jesteśmy odpowiednio przygotowani, czyli posiadamy wiedzę i umiejętności praktyczne w tym zakresie.

---

Z punktu widzenia pracy handlowca umiejętności negocjacyjne to fundament jego sukcesów w pracy. Warto więc inwestować w rozwój własnych umiejętności w tym zakresie aby zwiększać swoje szanse na sukces a co za tym idzie poczucie samozadowolenia z siebie co niebotycznie podnosi naszą samoocenę dającą nam zastrzyk pozytywnej energii.

Definicja negocjacji

Zacznijmy od  przytoczenia spośród wielu definicji czym są negocjacje: ?negocjacje to każda rozmowa, w której celem jest uzgodnienie wspólnego stanowiska w danej sprawie?. Definicja ta narzuca pewien sposób myślenia, bo przecież większość naszych rozmów opiera się na uzgadnianiu wspólnego zdania, szukaniu wspólnych rozwiązań czy kompromisów. Negocjacje nie dotyczą więc tylko sytuacji w życiu zawodowym, ale także odnoszą się do naszego życia rodzinnego i towarzyskiego.

Kiedy nie warto negocjować?

Nie zawsze jednak powinno się podejmować decyzję o prowadzeniu negocjacji. Jeżeli nie mamy motywacji zwyczajnie nam się nie chce, istnieją alternatywne sposoby załatwienia sprawy lub  oceniamy nasze szanse na powodzenie na niskie powinniśmy zrezygnować z negocjacji .

Kiedy w takim razie warto myśleć o prowadzeniu rozmów negocjacyjnych?

Jeżeli negocjuję przede wszystkim strony decyzyjne, obie strony są przekonane o sensie prowadzenia rozmów i mamy czas na przygotowanie się i poprowadzenie  negocjacji.

Rodzaje  negocjacji

Zanim przejdziemy do przygotowania i prowadzenia negocjacji przyjrzyjmy się dwóm podstawowym rodzajom negocjacji. Odpowiednio różne cele w zależności co dla nas w danej chwili jest wartością możemy osiągnąć różnymi drogami.

• Pierwszym z nich są negocjacje pozycyjne tzw. win-lose
  Jest to rodzaj negocjacji jednokierunkowych: twardych wobec osoby i twardych wobec przedmiotu. Liczy się w niej tylko i wyłącznie własna satysfakcja Jeśli już obie strony wchodzą w proces negocjacyjny to można powiedzieć z dużą dozą prawdopodobieństwa że jest on jednorazowy. Zawsze w tego typu negocjacjach jedna strona ma poczucie zysku a druga straty (win-lose).

• Drugim z nich są negocjacje integracyjne tzw.win-win.
  Jest to rodzaj negocjacji dwukierunkowych w których liczy się satysfakcja obydwu stron. Druga strona jest traktowana jako partner do znajdywania rozwiązania. Liczy się nawiązanie pozytywnych relacji rokujących na przyszłą współpracę. Miękki wobec osoby ale twardy wobec przedmiotu negocjacji.

Każdy z wymienionych wyżej rodzajów negocjacji może spowodować sukces lub porażkę. W dużej mierze ma na to wpływ nasze przygotowanie do podjęcia rozmów a także działania przeciwnika i czynniki zewnętrzne na które nie mamy wpływu a musimy się z nimi liczyć.

Przygotowanie negocjacji

Przygotowanie się do negocjacji jest podstawą sukcesu. W tej fazie musimy

• przede wszystkim określić przedmiot negocjacji czyli cel do realizacji
• wybrać partnera lub partnerów do negocjacji
• określić zespół negocjacyjny
• przewidzieć rodzaje negocjacji i dostosować nasze stanowisko
• określić granice i alternatywne rozwiązania (BATNA)
• określić najlepszy termin negocjacji
• określić miejsce negocjacji co jest czasami sprawą lekceważoną a okazuje się że często priorytetową
• określić czas trwania dając sobie bufor czasowy.

Zaplanowanie w sposób optymalny naszej strategii da nam dogodną pozycję w całym procesie negocjacyjnym. Pamiętajmy przy tym, że nasz negocjacyjny przeciwnik najprawdopodobniej robi to samo, więc warto podejść do fazy przednegocajcyjnej w pełni odpowiedzialnie i nie zdawać się na przypadek.

Rozpoczęcie negocjacji

To nic innego jak zbudowanie przyjaznej, otwartej atmosfery oraz zaufania jeśli stronom na tym zależy. Część osób ma  tendencje do przechodzenia od razu do sedna sprawy a wstęp wydaje im się tylko stratą czasu. Jednak warto przełamać swoje nawyki i poświęcić trochę czasu na rozmowę wstępną i nawiązanie relacji. Taka postawa przynosi wiele korzyści ułatwiając czasem trudny proces negocjacyjny.

W czasie otwarcia ustalamy również harmonogram prac.  To działanie daje nam poczucie czego należy się spodziewać. Gdyby druga strona chciała zmienić w trakcie trwania negocjacji ustalenia możemy powołać się na wcześniej ustalony program i odmówić omawiania nieprzygotowanych przez nas punktów.

To czas w którym negocjatorzy obu stron obserwują zachowania strony przeciwnej i wyciągają pierwsze wnioski, starają się "zgadnąć", co kryje się za zachowaniami przeciwnika, oceniają swoje szanse na zawarcie korzystnej umowy.

Przedstawienie propozycji

Przygotowując się do negocjacji powinniśmy założyć dwie opcje:

• stanowisko najbardziej preferowane przez nas które daje nam najwięcej korzyści
• stanowisko możliwe do przyjęcia czyli nasz cel minimum

Jest to bardzo ważne, gdyż inaczej pozbawiamy się sami możliwości odpowiedzi na propozycje drugiej strony lub co gorsze narazimy się na straty.

Oczywiście, że najlepiej jeśli uda się nam nakłonić przeciwnika do przyjęcia naszej oferty w formie zaproponowanej przez nas. Jest to jednak dość rzadka sytuacja, na tyle rzadka, że nie powinniśmy zakładać takiego scenariusza jako jednie słusznego. Sztywność naszego stanowiska spowoduje usztywnienie się drugiej strony, a wtedy skutecznie blokują się dalsze uzgodnienia.

Negocjacje w toku

Zaczynając negocjacje podajemy oferty lepsze niż te, które nas zadowolą. Różnice między pierwszą ofertą a oczekiwanym kontraktem nazywamy marginesem negocjacyjnym. Przyjmuje się że powinien on wynosić 10-15%.

Badania wykazują, że można uzyskać więcej, jeśli potrafimy we właściwym tempie podawać nasze propozycje. Co to oznacza w praktyce?

Chodzi przede wszystkim o umiejętność budowania dobrej relacji. Zbyt szybkie oferty tworzą atmosferę  eskalacji żądań: skoro tak szybko obniżył ofertę to mogę wynegocjować więcej, a zbyt wolne sprawiają wrażenie okopania się na swojej pozycji. Najlepszy klimat osiągniemy negocjując metodą "drobnych kroczków?" - daje to obydwu stronom poczucie realnego wpływu na to co się dzieje w trakcie rokowań.

Kontrakt końcowy

Standardem jest że kontrakt końcowy powinien być zawsze opracowany w formie pisemnej Najlepszym sposobem, by tego uniknąć jest jasne sformułowanie wzajemnych oczekiwań i ustaleń.

W skład kontraktu końcowego mogą wchodzić w zależności od przedmiotu transakcji różne elementy, zazwyczaj są to:

• preambuła - wstęp w którym znajdą się ogólne informacje o przedmiocie prowadzonych rozmów, osobach biorących udział w rozmowach, miejscu i czasie zawarcia umowy;
• zakres kontraktu - wyjaśnia szczegółowo, czego kontrakt dotyczy
• cena - konkretne ustalenia dotyczące samej ceny oraz  towarzyszących jej zmiennych: upustów, płatności, przelewów itp.;
• gwarancje - co gwarantują obydwie strony po zawarciu kontraktu
  warunki zerwania umowy z wyszczególnieniem sankcji dla jednej jak i drugiej strony;
• zasady poufności jeśli  strony uważają to za istotne;
• zasady rozstrzygnięcia sporów w przypadku ich zaistnienia;

Jeżeli uda nam się doprowadzić do podpisania kontraktu końcowego, który jest dla nas korzystny oznacza to, że sprawdziliśmy się w roli negocjatora. GRATULUJEMY! Jednak zawsze można dowiedzieć się coś nowego w zmieniającej się wokół nas rzeczywistości.

ZESPÓŁ TRENERSKI  CENTRUM ROZWOJU

---