W JAKI SPOSÓB ZMIENIAĆ WSPÓŁPRACĘ W ZESPOLE NA LEPSZĄ?

Jakie warunki stworzyć, by ludzie chcieli ze sobą pracować, chcieli przychodzić do pracy, należeć do zespołu? Na te pytania jest wiele odpowiedzi i wiele dróg do osiągnięcia celu. Sprawa dobrej współpracy jest dla wielu menedżerów rzeczą ważną, ponieważ sami preferują życzliwe podejście do współpracowników, tęsknią za "biznesem z ludzką twarzą".

---

Angielski psycholog dr Mederith Belbin wraz z innymi naukowcami poświęcił kilka lat na:

• badanie zachowań jednostek i grup
• rozpoznawanie  osób najsilniej oddziałujących na grupę
• określania ról pełnionych przez poszczególnych członków zespołu

Co wynikło z działań badawczych ?

Dr Belbin wyodrębnił 8 ról które mogą pełnić pracownicy zespołu. Każda z tych ról jest niezmiernie ważna we współpracy całej grupy. Każda z tych ról  jest wiodąca w innej fazie rozwoju zespołu. Jeżeli w danym zespole występują reprezentanci wszystkich typów, grupa ta ma wyraźne tendencje do osiągania sukcesów zawodowych (Lokomotywa, Koordynator, Myśliciel, Poszukiwacz źródeł, Krytyk wartościujący, Dusza zespołu, Realizator, Skrupulatny wykonawca).  Jest to jedna z podstawowych teorii z którą każdy menedżer przynajmniej powinien się zaznajomić aby w ramach swoich działań menedżerskich mieć świadomość  struktury swojego zespołu i sił wpływających na współdziałanie ludzi  w  jego ramach.

I co dalej?

Zrób badanie typu "360 stopni"  zbierz informacje o swoim  zespole

Ważne jest aby mieć pełny obraz funkcjonowania zespołu którym zarządzasz dlatego zajmij się pozyskiwaniem informacji z wielu źródeł i perspektyw. Dopytuj o spostrzeżenia  klientów  Twojego zespołu wewnętrznych i zewnętrznych . To czas zbierania informacji poza zespołem. Każda taka informacja jest na wagę złota i pozwoli eliminować zachowania i sytuacje utrudniające realizację celów i dobrą współpracę.

Następnie przyjrzyj się swojemu zespołowi i zbierz informacje wewnątrz zespołu

Zbierz informacje potrzebne Ci do zbudowania strategii współpracy w Twoim zespole. Przyjrzyj się  obecnej strukturze zespołu, obecnym relacjom które wspierają pozytywną atmosferę, a które jej nie służą.  Obserwuj i zrozum nawyki, które burzą współpracę. Pułapką w tym miejscu może być pochopna ocena menedżera typu: ? że ludzie pracują źle, bo im się nie chce, celowo popełniają błędy, są złośliwi i bezmyślni?. Jednak rzeczywistość jest bardziej skomplikowana. Miej świadomość że schematyczne myślenie często prowadzi do błędnych wniosków, dlatego przeanalizuj zebrane informacje z perspektywy pracownika, menedżera i klienta.

Przyszła kolej na stworzenie wizji współpracy w  Twoim zespoł

Na bazie  zebranego materiału i wyciągniętych wniosków postaw sobie pytanie: na czym najbardziej Ci zależy, jeśli chodzi o współpracę. Ustal  jakie postawy, jakie konkretne zachowania chciałbyś, by miały miejsce w Twoim zespole. W opracowywaniu strategii współpracy istotna jest świadomość, że praca oznacza bycie pracowników  w sytuacji zadaniowej. Miej klarowność, że zabiegasz o połączenie dwóch elementów: efektywności zespołu  co związane jest z wynikami finansowymi, jakościowymi i ilościowymi oraz atmosfery pracy. Element efektywności jest dla każdego menedżera i jego zespołu  konkretnym namacalnym wynikiem pracy, a co z atmosferą współpracy? Nie można jej dotknąć ani zmierzyć , a jednak ten element  bardzo silnie wpływa  na to jak zespół funkcjonuje i czy osiąga zamierzone cele. Dlatego zadaniem każdego menedżera jest stworzenie standardów współpracy oraz konsekwentne przestrzeganie ich zaczynając przede wszystkim od siebie.

Następnie rozmawiaj z zespołem o Twoich planach i oczekiwaniach

Zorganizuj spotkanie całego zespołu, dbając o to by nikt nie został pominięty.  Przygotuj informację w formie elektronicznej o planowanym spotkaniu i poinformuj współpracowników o jego temacie. Daj czas i przestrzeń ludziom aby zastanowili się  nad pytaniami : czym dla nich jest dobra współpraca?  co im się podoba we współpracy waszego zespołu a co nie?, jakie mają propozycję zmian? Na spotkaniu omów sprawy standardów współpracy . Powiedz ludziom, dlaczego zaczynasz rozmowę o jakości współpracy. Pokaż im korzyści płynące z lepszej współpracy, tutaj są potrzebne konkretne przykłady zebrane w czasie obserwacji dotyczące Waszego zespołu.

Możesz wprowadzić zespół w tę tematykę poruszając trzy zagadnienia:

• Powiedz o swoich intencjach, dlaczego chcesz się tym zająć,
• Powiedz, co jest dla Ciebie ważne, opisz wartości, które są dla Ciebie najistotniejsze w pracy zespołowej,
• Jakie reguły chcesz, by były przestrzegane ? szczegółowe oczekiwania odnośnie zasad współpracy.

Pozwól ludziom dopytywać się i rozwiewaj wątpliwości. Daj im też czas na zrozumienie Ciebie i tego, co mówisz ? nie oczekuj od razu entuzjazmu.

Wypracujcie wspólne zasady współpracy

Na kolejnych spotkaniach zespołowych zapytaj o opinie i kolejne pomysły które między czasie się pojawiły w temacie: jakich zasad  współpracy chcieliby ludzie. Dyskutuj z nimi. Poproś o wspólne wypracowanie i  sformułowanie zasad, jakie chcieliby, by były obowiązujące między Wami. Następnie ustalcie wspólne reguły współpracy w takim brzmieniu, w którym każda osoba w zespole może się pod nimi podpisać. Podkreślaj, że ustalacie zasady dotyczące tego w jaki sposób pracujecie. Nie są dyskutowane sprawy zasadnicze dla istnienia zespołu jak cel funkcjonowania zespołu, finanse, funkcje w firmie itd. Zapiszcie swoje ustalenia w formie dokumentu. Zadbajcie, by był on dobrze dostępny dla każdego.

Konsekwentnie dbajcie o przestrzeganie uzgodnionych standardów

Jak każde nowe rozwiązanie również wypracowane standardy wymagają  konsekwencji w ich przestrzeganiu. Bez tego wkrótce zespół powróci do starych sposobów pracy. Warto zaplanować regularne spotkania zespołowe, na których co jakiś czas będziecie omawiali sprawę przestrzegania standardów. Powiecie że szkoda na to czasu, że to kolejne spotkania i omawianie spraw  już ustalonych i oczywistych typu: komunikacja w zespole itp. 

Moim zadaniem aby usprawniać współpracę ludzi w zespole  trzeba mieć świadomość że to ciągły proces i aby był efektywny powinien ewoluować. Dlatego omawiajcie i wyczyszczajcie w miarę możliwości trudne sytuacje które pojawiają się w życiu każdego zespołu i w miarę potrzeb aktualizujcie standardy współpracy lub uzgadniajcie nowe aby usprawniać współpracę i aby chciało się chcieć współpracować w tym danym zespole i przychodzić do tej konkretnej pracy. Polityka zamiatania ?pod dywan? trudnych sytuacji na dłuższy dystans przynosi same szkody w ramach zespołu i każdego indywidualnego pracownika.

Dbanie o regularne pielęgnowanie relacji jest Twoim zadaniem, menedżerze. Wygospodarowanie np. dwóch godzin w miesiącu lub kwartale niejednokrotnie może być dużą sztuką w nawale zadań, zmieniających się celów, trudnościach z klientami etc. Właściwie możesz przyjąć, że na sprawy kształtowania współpracy nigdy nie ma czasu , tym Twoja rola staje się istotniejsza.

W planowaniu długotrwałego rozwoju zespołu zadbaj również o umiejętności jego członków. Dzięki dobrym umiejętnościom komunikacyjnym, dzięki umiejętności asertywnych zachowań, ludzie mogą sami otwarcie zadbać o przestrzeganie zasad, gdy ktoś będzie je naruszał. Szkolenie zespołu również samo w sobie ułatwia motywowanie pracowników, ponieważ często jest postrzegane jako docenienie pracy, zaangażowania.

Przykłady  zasad wpływających pozytywnie na  rozwój zespołu:

• wprowadzenie zasady otwartej, uczciwej dyskusji-dbanie o dobry przepływ informacji
• informowanie zespołu o czekających zadaniach
• wyjaśnianie niejasności: sformułowań, celów, sposobów rozwiązań problemów
• dbałość by wszyscy mieli możliwość wypowiedzenia się przez wszystkich członków zespołu
• podsumowanie przekazywanych informacji w celu sprawdzenia poprawności zrozumienia
• zwracanie uwagi na aktywność wszystkich członków zespołu
• słuchanie- zastanawianie się nad tym co członkowie mają do powiedzenia
• wskazywanie i podkreślanie dobrych pomysłów
• nie krytykowanie wypowiedzi członków zespołu
• przewidywanie problemów  i  zabezpieczanie zespołu przed nimi

ZESPÓŁ TRENERSKI CENTRUM ROZWOJU

---